ART. 34.—Agencias de aduanas. Las agencias de aduanas son las personas jurídicas autorizadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para ejercer el agenciamiento aduanero, actividad auxiliar de la función pública aduanera de naturaleza mercantil y de servicio, orientada a garantizar que los usuarios de comercio exterior que utilicen sus servicios cumplan con las normas legales existentes en materia de importación, exportación y tránsito aduanero y cualquier operación o procedimiento aduanero inherente a dichas actividades.

Las agencias de aduanas tienen como fin esencial colaborar con las autoridades aduaneras en la estricta aplicación de las normas legales relacionadas con el comercio exterior para el adecuado desarrollo de los regímenes, modalidades aduaneras y demás actividades y procedimientos derivados de los mismos.

Conforme con los parámetros establecidos en este decreto, las agencias de aduanas se clasifican en los siguientes niveles:

1. Agencias de aduanas nivel 1.

2. Agencias de aduanas nivel 2.

3. Agencias de aduanas nivel 3.

4. Agencias de aduanas nivel 4.

PAR. 1º—Las personas jurídicas que pretendan ejercer el agenciamiento aduanero deberán incluir en su razón social o denominación la expresión “Agencia de aduanas” seguida del nombre comercial, de la sigla correspondiente a la naturaleza mercantil de la sociedad y del nivel de agencia de aduanas. Lo previsto en este parágrafo no se aplica a los almacenes generales de depósito.

PAR. 2º—Las actividades propias del agenciamiento aduanero se encuentran sometidas a las regulaciones especiales de este decreto y al control por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

ART. 35.—Prohibición. Bajo ninguna circunstancia las agencias de aduanas podrán realizar labores de consolidación o desconsolidación de carga, transporte de carga o depósito de mercancías, salvo que se trate de almacenes generales de depósito para el último evento, o cuando se tenga la autorización como operador económico autorizado en el tipo de usuario agencia de aduanas, conforme con el tratamiento especial de que trata el numeral 2.9 del artículo 23 del presente decreto.

ART. 36.—Requisitos generales de las agencias de aduanas. Para obtener la autorización como agencia de aduanas se deberá cumplir con los siguientes requisitos generales:

1. Estar debidamente constituida como sociedad de naturaleza mercantil o sucursal de sociedad extranjera domiciliada en el país.

2. Tener como objeto principal el agenciamiento aduanero, excepto en el caso de los almacenes generales de depósito.

3. Estar debidamente inscrita en el registro único tributario (RUT).

4. Poseer y soportar contablemente el patrimonio líquido mínimo exigido para el respectivo nivel de agencia de aduanas, así:

4.1. Agencia de aduanas nivel 1: ciento cincuenta y ocho mil setecientas (158.700) unidades de valor tributario (UVT).

4.2 Agencia de aduanas nivel 2: diecinueve mil ochocientas sesenta y nueve (19.869) unidades de valor tributario (UVT).

4.3. Agencia de aduanas nivel 3: seis mil cuatrocientas sesenta y una (6.461) unidades de valor tributario (UVT).

4.4. Agencia de aduanas nivel 4: mil novecientas noventa y cinco (1.995) unidades de valor tributario (UVT).

Dicho patrimonio deberá mantenerse actualizado en la forma indicada en el artículo 40 del presente decreto.

5. No tener deudas en mora en materia aduanera, tributaria o cambiaria, a favor de la Unidad Administrativa Dirección Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de presentación de la solicitud, a menos que cuente con un acuerdo de pago sobre las mismas o se paguen con ocasión del requerimiento.

6. Contratar personas idóneas profesionalmente, con conocimientos específicos o experiencia relacionada con la actividad de comercio exterior.

7. No encontrarse incursa la sociedad, sus socios, accionistas, administradores, representantes legales o sus agentes de aduanas en las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en el artículo 55 del presente decreto.

8. Contar con una infraestructura financiera, física, técnica, administrativa y, con el recurso humano que permita ejercer de manera adecuada la actividad de agenciamiento aduanero.

9. Aprobar las evaluaciones de conocimiento técnico que realice la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o un tercero autorizado por esta entidad.

10. Disponer y cumplir con el código de ética a que se refiere el artículo 48 del presente decreto.

PAR. 1º—Para ejercer la actividad de agenciamiento aduanero se deberá obtener la autorización como agencia de aduanas y tener certificada la garantía global.

PAR. 2º—Las agencias de aduanas nivel 1 podrán acreditar un patrimonio líquido mínimo inferior al previsto en el presente artículo y en los montos establecidos en este parágrafo, siempre y cuando demuestren ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) la concurrencia de los siguientes requisitos:

1. Patrimonio líquido mínimo de cuarenta y dos mil ochenta y dos (42.082) unidades de valor tributario (UVT), demostrando:

1.1. Haber ejercido la actividad de agenciamiento o intermediación aduanera por el término de diez (10) años, y

1.2. Haber ejercido en los doce (12) meses inmediatamente anteriores a la fecha de radicación de la solicitud la actividad de agenciamiento o intermediación aduanera respecto de operaciones cuya cuantía exceda el valor FOB de nueve millones trescientos tres mil trescientos diecisiete (9.303.317) unidades de valor tributario (UVT);

2. Patrimonio líquido mínimo de cuarenta y dos mil ochenta y dos (42.082) unidades de valor tributario (UVT) demostrando:

2.1. Haber ejercido la actividad de agenciamiento o intermediación aduanera por el término de catorce (14) años, y

2.2. Haber ejercido en los doce (12) meses inmediatamente anteriores a la fecha de radicación de la solicitud la actividad de agenciamiento o intermediación aduanera respecto de operaciones cuya cuantía exceda el valor FOB de cinco millones setecientos noventa y nueve mil cuatrocientos setenta (5.799.470) unidades de valor tributario (UVT).

3. Patrimonio líquido mínimo de veintinueve mil cuatrocientas cincuenta y siete (29.457) unidades de valor tributario (UVT), demostrando:

3.1 Haber ejercido la actividad de agenciamiento o intermediación aduanera por el término de dieciocho (18) años, y

3.2. Haber ejercido en los doce (12) meses inmediatamente anteriores a la fecha de radicación de la solicitud la actividad de agenciamiento o intermediación aduanera respecto de operaciones cuya cuantía exceda el valor FOB de tres millones seiscientos veinticuatro mil seiscientos sesenta y nueve (3.624.669) unidades de valor tributario (UVT).

En todos los casos, la agencia de aduanas deberá adicionalmente haber demostrado durante el tiempo de ejercicio de la actividad transparencia e idoneidad profesional.

ART. 37.—Requisitos especiales para las agencias de aduanas nivel 1. Además de los requisitos generales establecidos en el artículo anterior, las agencias de aduanas nivel 1, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

1. Contar con el comité de control y auditoría a que se refiere el artículo 46 del presente decreto.

2. Garantizar la prestación del servicio de agenciamiento aduanero en todo el territorio nacional, teniendo en cuenta el horario que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y las demás entidades de control en desarrollo de sus funciones en los puertos, aeropuertos y pasos de frontera.

3. Mantener a disposición del público un sitio web donde se garantice el acceso a la siguiente información:

3.1. Estados financieros.

3.2. Identificación de los representantes legales, gerentes, administradores, agentes de aduanas y auxiliares autorizados para actuar ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), junto con un extracto de las hojas de vida destacando su experiencia o conocimiento en comercio exterior.

3.3. Relación de los servicios ofrecidos al público.

4. Acreditar la designación y mantenimiento del empleado encargado de cumplir la función a que se refiere el parágrafo del artículo 48 del presente decreto.

5. Disponer de los manuales a que se refiere el artículo 49 del presente decreto.

ART. 38.—Mantenimiento de requisitos. Las agencias de aduanas deberán mantener durante toda su vigencia los requisitos generales y especiales exigidos para ejercer la actividad de agenciamiento aduanero, según el caso, so pena de la cancelación de la autorización, salvo lo previsto en el parágrafo del artículo 40 del presente decreto.

El incumplimiento de los requisitos señalados en los numerales 5º, 7º y 8º del artículo 36 y en los numerales 4º y 5º del artículo 37 del presente decreto, deberá ser subsanado dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de ocurrencia del hecho. Cumplido dicho término sin que se haya subsanado, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) cancelará la autorización siguiendo el procedimiento establecido en el presente decreto.

El incumplimiento del requisito de patrimonio previsto en el numeral 4º del artículo 36 del presente decreto y en el parágrafo 2º del mismo artículo, se regirá por lo dispuesto en el artículo 40 del presente decreto.

ART. 39.—Documentos que se deben presentar para obtener la autorización como agencia de aduanas. El representante legal de la persona jurídica que pretenda obtener la autorización para ejercer la actividad de agenciamiento aduanero, deberá presentar los siguientes documentos:

1. Solicitud de autorización debidamente suscrita por el representante legal.

2. Certificado de existencia y representación legal de la respectiva persona jurídica, expedido por la cámara de comercio, cuando la cámara de comercio que los expida no esté conectada al Registro Único Empresarial (RUE) o no sea posible su consulta por parte de la entidad.

3. Relación de los nombres e identificación de las personas que pretendan acreditar como agentes de aduanas y auxiliares.

4. Hojas de vida del personal directivo, de las personas que actuarán como agentes o auxiliares ante las autoridades aduaneras y de la persona responsable del cumplimiento del Código de Ética, para el caso de las agencias de aduanas nivel 1, de acuerdo con las especificaciones que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

5. Copia de los estatutos societarios.

6. Estados financieros y demás soportes que acrediten el patrimonio líquido requerido, según el nivel de la agencia de aduanas.

7. Los manuales señalados en el artículo 49 del presente decreto, para el caso de las agencias de aduanas nivel 1.

PAR. 1º—Sin perjuicio de lo anterior, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá solicitar adicionalmente toda la información y datos complementarios que permitan analizar suficientemente el cumplimiento de los requisitos exigidos para la autorización de la respectiva agencia.

PAR. 2º—Cuando la persona jurídica que pretenda obtener la autorización como agencia de aduanas tenga como socio a una o varias personas jurídicas, debe allegarse certificado actualizado sobre su existencia y representación legal y una copia de los estatutos societarios vigentes. Así mismo, respecto del personal directivo se deberá acreditar el requisito señalado en el numeral 4º del presente artículo.

PAR. 3º—La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá solicitar ante las autoridades competentes certificado de antecedentes penales y disciplinarios de los socios, personal directivo, agentes de aduanas y auxiliares propuestos, del revisor fiscal y del responsable de velar por el cumplimiento del Código de Ética para las agencias de aduanas nivel 1.

ART. 40.—Patrimonio líquido mínimo. El patrimonio líquido a que se refiere el numeral 4º del artículo 36 del presente decreto y el parágrafo 2º del mismo artículo, se determina restando del patrimonio bruto poseído por la persona jurídica el monto de los pasivos a cargo de la misma. Para estos efectos, no se tendrán en cuenta aquellos activos representados en casa o apartamento destinados a vivienda o habitación, inmuebles rurales, vehículos, muebles y enseres que no estén vinculados a la actividad de agenciamiento aduanero, obras de arte e intangibles.

Las agencias de aduanas deberán mantener debidamente actualizado el patrimonio líquido mínimo señalado en el numeral 4º del artículo 36 del presente decreto y en el parágrafo 2º del mismo artículo, mientras se encuentre vigente su autorización. Cuando la agencia de aduanas reduzca el patrimonio líquido mínimo en un monto superior al veinte por ciento (20%) se cancelará la autorización, siguiendo el procedimiento previsto en el presente decreto, sin perjuicio de la aplicación de la sanción establecida en el numeral 2.2 del artículo 622 del presente decreto.

En el evento en que se disminuya el patrimonio líquido mínimo requerido en un monto hasta del veinte por ciento (20%) se deberá subsanar el incumplimiento en un plazo no superior a dos (2) meses contados a partir de la fecha en que tuvo lugar su afectación. Vencido dicho término sin que se ajuste el patrimonio se cancelará la autorización, siguiendo el procedimiento previsto en el presente decreto, sin perjuicio de la aplicación de la sanción establecida en el numeral 2.2 del artículo 622 del presente decreto.

PAR. TRANS.—Mientras se mantenga la situación de irregularidad en la frontera con la República Bolivariana de Venezuela y, en todo caso, durante un período que no exceda los tres (3) años siguientes a la expedición de este decreto, no aplicará la sanción de cancelación de la autorización para las agencias de aduana nivel 3 y 4 que ejerzan su actividad exclusivamente en las jurisdicciones aduaneras de Cúcuta, Maicao o Arauca, cuando se reduzca el patrimonio líquido mínimo en un monto que no supere el cincuenta por ciento (50%) del patrimonio líquido mínimo exigible. Lo previsto en este parágrafo no aplicará para acreditar el requisito de patrimonio mínimo para nuevas solicitudes de autorización como agencia de aduanas en los niveles 3 y 4 dentro de las jurisdicciones mencionadas.

ART. 41.—Cobertura para el ejercicio de la actividad de agenciamiento aduanero. Las agencias de aduanas deberán ejercer la actividad de agenciamiento aduanero de la siguiente manera:

1. Agencia de aduanas nivel 1. Deberá ejercer su actividad en todo el territorio nacional respecto de la totalidad de las operaciones de comercio exterior.

2. Agencia de aduanas nivel 2. Deberá ejercer su actividad en todo el territorio nacional respecto de operaciones sobre las cuales no exista limitación alguna para ejercer el agenciamiento aduanero.

3. Agencia de aduanas nivel 3. Deberá ejercer su actividad exclusivamente en una sola de las jurisdicciones aduaneras de las administraciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Bucaramanga, Cartago, Cúcuta, Ipiales, Maicao, Manizales, Pereira, Riohacha, Santa Marta, Urabá o Valledupar, y demás administraciones que establezca dicha entidad, respecto de operaciones sobre las cuales no exista limitación alguna para ejercer el agenciamiento aduanero.

4. Agencia de aduanas nivel 4. Deberá ejercer su actividad exclusivamente en una sola de las jurisdicciones aduaneras de las administraciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Arauca, Inírida, Leticia, Puerto Asís, Puerto Carreño, San Andrés, Tumaco o Yopal y demás administraciones que establezca dicha entidad, respecto de operaciones sobre las cuales no exista limitación alguna para ejercer el agenciamiento aduanero.

PAR.—El ejercicio de la actividad de las agencias de aduanas de los niveles 1 y 2 en un lugar del territorio nacional diferente al de su domicilio principal podrá efectuarse directamente o por intermedio de agencias comerciales en los términos señalados en el Código de Comercio. Tratándose de las jurisdicciones contempladas en el numeral 4º del presente artículo, las agencias de aduanas nivel 1, adicionalmente podrán ejercer la actividad de agenciamiento a través de convenios celebrados con agencias de aduanas nivel 4. En este caso, la responsabilidad en el ejercicio del agenciamiento estará siempre en cabeza de las agencias de aduanas del nivel 1.

ART. 42.—Control a operaciones de comercio exterior. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá por razones de control, servicio, especialización o seguridad fiscal restringir el agenciamiento de las operaciones de comercio exterior a las agencias de aduanas de los niveles 2, 3 y 4, teniendo en cuenta, entre otros aspectos, la procedencia, la clase de mercancía, el valor, el origen y el lugar de arribo.

ART. 43.—Agentes de aduanas y auxiliares. Las agencias de aduanas deberán designar los agentes de aduanas con representación de la sociedad y los auxiliares sin representación que actúen ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

La agencia de aduanas deberá informar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) la identificación de sus agentes y auxiliares.

ART. 44.—Evaluación a agentes de aduanas y auxiliares. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá, directamente o a través de terceros, realizar evaluaciones de conocimiento técnico a los agentes y auxiliares de las agencias de aduanas para efectos de otorgar la autorización o con posterioridad a ella, cuando lo considere necesario, para verificar la idoneidad profesional y conocimientos en comercio exterior de los mismos.

ART. 45.—Publicidad de la solicitud. Una vez realizado el trámite señalado en los artículos 125 y 126 del presente decreto se deberá publicar en el sitio web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) un aviso en el cual se exprese como mínimo la intención de constituir la agencia de aduanas, el tipo de agencia de aduanas, la razón social de la persona jurídica solicitante, el nombre de los socios y del personal directivo, todo ello de acuerdo con la información suministrada en la solicitud. El aviso se publicará por el término de cinco (5) días calendario, dentro del cual se recibirán las observaciones a que haya lugar.

PAR.—El término previsto en el artículo 128 del presente decreto se entenderá suspendido mientras se surte el trámite de publicidad y análisis de las observaciones.

ART. 46.—Comité de control y auditoría. Las agencias de aduanas nivel 1 deberán constituir como mecanismo de control interno que garantice el ejercicio transparente de su actividad, un comité de control y auditoría que evalúe los sistemas de control interno, garantizando que sean los adecuados y que se cumpla con la finalidad del agenciamiento aduanero.

Entre otras, el comité de control y auditoría, debe cumplir con las siguientes funciones:

1. Verificar que se esté dando estricto cumplimiento a las obligaciones derivadas de la actividad de agenciamiento aduanero.

2. Verificar que los accionistas, administradores, representantes legales, agentes de aduanas y auxiliares sean personas de reconocida solvencia moral.

3. Verificar que los agentes de aduanas y auxiliares autorizados para actuar ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) permanentemente se actualicen y capaciten en relación con el conocimiento técnico para el ejercicio de las actividades propias del agenciamiento aduanero.

4. Verificar que existan y se apliquen los controles adecuados y eficientes para el conocimiento de las personas naturales o jurídicas que contraten sus servicios de agenciamiento aduanero, de forma tal que se garantice la transparencia y la legalidad en las operaciones de comercio exterior que realicen.

5. Verificar que se cumpla con la obligación de reportar ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o a las autoridades competentes las operaciones sospechosas relacionadas con evasión, contrabando, lavado de activos e infracciones cambiarias que se detecten en desarrollo del ejercicio de la actividad de agenciamiento aduanero.

ART. 47.—Reglas de conducta de los administradores, representantes legales, agentes de aduanas y auxiliares. Los representantes legales, administradores de las agencias de aduanas, agentes de aduanas y auxiliares deben obrar no solo dentro del marco de la ley sino dentro del principio de la buena fe y de servicio a los intereses de la función pública, absteniéndose de las siguientes conductas:

1. Facilitar o promover la práctica de cualquier conducta relacionada con evasión, contrabando, lavado de activos o infracciones cambiarias.

2. Obrar en contravención a las disposiciones legales vigentes en materia de comercio exterior.

3. Actuar en contravía de los principios de ética y buenas costumbres en relación con las personas que contratan sus servicios.

ART. 48.—Código de Ética. Con el objeto de establecer las pautas de comportamiento que deben seguir las agencias de aduanas y las personas vinculadas con ellas, se deberá incluir dentro de los estatutos societarios de la agencia de aduanas un Código de Ética que contenga preceptos dirigidos a mantener en todo momento la transparencia en el ejercicio de sus funciones. Así mismo, la agencia de aduanas deberá establecer los mecanismos para darlo a conocer, las consecuencias internas a que haya lugar por su incumplimiento y el procedimiento a seguir en estos eventos.

PAR.—Las agencias de aduanas nivel 1 deberán designar una persona responsable de velar porque todos sus directivos, empleados, agentes de aduanas y auxiliares conozcan el código de ética y le den estricto cumplimiento.

ART. 49.—Manuales. Las agencias de aduanas nivel 1 deberán mantener permanentemente aprobados, actualizados y a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), los siguientes manuales:

1. Manual de funciones del representante legal, agentes de aduanas y auxiliares aduaneros.

2. Manual de procesos de la agencia de aduanas con sus respectivos procedimientos.

ART. 50.—Conocimiento del cliente. Con el propósito de protegerse de prácticas relacionadas con lavado de activos, contrabando, evasión y cualquier otra conducta irregular, las agencias de aduanas tienen la obligación de establecer mecanismos de control que les permita asegurar una relación contractual transparente con sus clientes.

En desarrollo de lo anterior, deberán conocer a su cliente y obtener como mínimo la siguiente información debidamente soportada:

1. Existencia de la persona natural o jurídica.

2. Nombres y apellidos completos o razón social.

3. Dirección, domicilio y teléfonos de la persona natural o jurídica.

4. Profesión, oficio o actividad económica.

5. Capacidad financiera para realizar la operación de comercio exterior.

PAR.—Las agencias de aduanas podrán adicionar otros requisitos que consideren necesarios y pertinentes para un adecuado conocimiento y control de sus clientes.

La información a que se refiere este artículo deberá verificarse, y actualizarse, por lo menos una vez al año, en los términos indicados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

ART. 51.—Obligaciones de las agencias de aduanas. Las agencias de aduanas en ejercicio de su actividad, a través de sus representantes legales, administradores, agentes de aduanas o auxiliares tendrán las siguientes obligaciones:

1. Actuar de manera eficiente, transparente, ágil y oportuna en el trámite de las operaciones de comercio exterior ante la autoridad aduanera.

2. Prestar los servicios de agenciamiento aduanero, de acuerdo con el nivel de agencia de aduanas, a los usuarios de comercio exterior que lo requieran.

3. Suscribir y presentar las declaraciones y documentos relativos a los regímenes de importación, exportación y tránsito aduanero, en la forma, oportunidad y medios señalados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de conformidad con la normatividad vigente.

4. Responder por la veracidad y exactitud de los datos consignados en las declaraciones de importación, exportación, tránsito aduanero y demás documentos transmitidos electrónicamente o suscritos en desarrollo de su actividad, en los términos establecidos en el artículo 53 del presente decreto.

5. Liquidar y cancelar los tributos aduaneros y sanciones a que hubiere lugar, de acuerdo con lo previsto en la normatividad aduanera.

6. Contar al momento de presentar las declaraciones de importación, exportación o tránsito, con todos los documentos soporte requeridos.

7. Conservar a disposición de la autoridad aduanera copia de las declaraciones de importación, exportación o tránsito aduanero, de los recibos oficiales de pago en bancos y de los documentos soporte, durante el término previsto en el 177 del presente decreto.

8. Cuando se trate de declaraciones manuales, registrar el número y fecha de levante, inmediatamente obtenido, en el original de cada uno de los documentos soporte de la declaración de importación, así como el número y fecha de presentación y aceptación de la declaración de importación.

9. Asistir a la práctica de las diligencias previamente ordenadas y comunicadas por la autoridad aduanera y permitir, facilitar y colaborar con la práctica de las mismas.

10. Informar a la autoridad aduanera y al importador sobre los excesos o sobrantes de mercancías encontrados con ocasión de la inspección previa de las mismas, respecto de las relacionadas en los documentos de transporte, en la factura y demás documentos soporte, o sobre mercancías distintas de las allí consignadas, o con un mayor peso en el caso de las mercancías a granel.

11. Suministrar copia o fotocopia de los documentos soporte que conserve en su archivo, a solicitud del respectivo importador o exportador que lo requiera.

12. Vincular a sus empleados de manera directa y formal cumpliendo con todas las obligaciones laborales, aportes parafiscales incluidos los aportes a la seguridad social por salud, pensiones y riesgos profesionales.

13. Reportar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o a las autoridades competentes, las operaciones sospechosas que detecten en el ejercicio de su actividad, relacionadas con evasión, contrabando, lavado de activos e infracciones cambiarias.

14. Presentar y aprobar las evaluaciones de conocimiento técnico realizadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

15. Expedir el carné a todos sus agentes de aduanas y auxiliares según las características y estándares técnicos que señale la autoridad aduanera, el cual podrá ser utilizado únicamente para el ejercicio de la actividad autorizada. Además, deberán exigir a sus agentes de aduanas y auxiliares el porte del carné cuando se realicen los trámites correspondientes.

16. Exigir a sus agentes de aduanas que refrenden con su firma cualquier documento relacionado con los trámites de comercio exterior indicando el código de registro asignado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

17. Informar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a que esta se produzca, la desvinculación o retiro de sus agentes de aduanas o auxiliares, vía correo electrónico o por correo certificado a la dependencia competente de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

18. Contar con la infraestructura de computación, informática y comunicaciones debidamente actualizada conforme con la tecnología requerida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), a efectos de garantizar la debida transmisión electrónica en los regímenes aduaneros y los documentos e información que la entidad determine.

19. Eliminar de la razón o denominación social la expresión “agencia de aduanas” dentro del mes siguiente a la fecha de firmeza de la resolución por medio de la cual se cancela la autorización o se deja sin efecto.

20. Cumplir a cabalidad los acuerdos de pago celebrados con la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

21. Actualizar en el registro único tributario (RUT) de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el cambio de dirección de su domicilio social principal y el de sus agencias, dentro del término establecido en el artículo 1.6.1.2.14 del Decreto 1625 de 2016 o la norma que lo modifique o reemplace.

22. Mantener los requisitos exigidos para el ejercicio de la actividad de agenciamiento aduanero.

23. Garantizar que los agentes de aduanas y auxiliares que actúen ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se encuentren debidamente vinculados por la agencia de aduanas. Igualmente, que los agentes se encuentren registrados ante dicha entidad.

24. Entregar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o al importador o exportador la documentación que están obligadas a conservar de conformidad con la legislación aduanera, máximo dentro de los cinco (5) días siguientes a su liquidación o cancelación.

25. Asistir a la diligencia de inspección física de mercancías en la hora programada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y demás entidades de control ubicadas en los puertos, aeropuertos y pasos de frontera.

26. Informar a la autoridad aduanera sobre la inspección previa de las mercancías que vaya a realizar y asistir a la misma.

27. Las demás que establezca este decreto y las que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dentro del ejercicio de sus competencias y funciones.

ART. 52.—Inspección previa de la mercancía. Previo aviso a la autoridad aduanera, el importador o la agencia de aduanas podrá efectuar la inspección previa de las mercancías importadas al territorio aduanero nacional, una vez presentado el informe de descargue e inconsistencias de que trata el artículo 151 del presente decreto y con anterioridad a la presentación y aceptación de la declaración aduanera de importación.

El importador o la agencia de aduanas podrá efectuar la inspección de que trata el presente artículo, después de presentada una declaración anticipada y antes de que se active la selectividad como resultado de la aplicación del sistema de gestión del riesgo.

Cuando se haya determinado reconocimiento de carga de que trata el artículo 155 de este decreto, podrá realizarse la inspección previa de la mercancía en el lugar de arribo, una vez culmine la diligencia de reconocimiento de carga con la continuación del trámite correspondiente. De igual manera, la inspección previa podrá realizarse una vez finalice el régimen de tránsito en la modalidad correspondiente.

La inspección previa se podrá realizar con el objeto de extraer muestras o de verificar la descripción, la cantidad, el peso, la naturaleza y el estado de la mercancía. Para el retiro de las muestras tomadas no se exigirá la presentación de una declaración aduanera por separado, a condición de que tales muestras sean incluidas en la declaración aduanera de las mercancías relativas a la carga de la cual forman parte.

Si con ocasión de la inspección previa se detectan mercancías en exceso o sobrantes respecto de las relacionadas en la factura comercial y demás documentos soporte de la operación comercial, o mercancías diferentes o con un mayor peso, deberá dejarse constancia en el documento que contenga los resultados de la inspección previa. Las mercancías en exceso o con mayor peso, así como las mercancías diferentes, podrán ser reembarcadas o ser declaradas en el régimen que corresponda, con el pago de los tributos aduaneros correspondientes, sin que haya lugar al pago de suma alguna por concepto de rescate. El documento que contenga los resultados de la inspección previa se constituye en documento soporte de la declaración aduanera.

Para todos los efectos, la mercancía sometida al tratamiento de que trata el inciso anterior, se entenderá presentada a la autoridad aduanera.

ART. 53.—Responsabilidad de las agencias de aduanas. Las agencias de aduanas que actúen ante las autoridades aduaneras serán responsables administrativamente por las infracciones derivadas del ejercicio de su actividad.

Igualmente, serán responsables por la exactitud y veracidad de la información contenida en los documentos que suscriban sus agentes de aduanas acreditados ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y responderán administrativamente cuando por su actuación como declarantes hagan incurrir a su mandante o usuario de comercio exterior que utilice sus servicios en infracciones administrativas aduaneras que conlleven la liquidación de mayores tributos aduaneros, la imposición de sanciones o el decomiso de las mercancías.

Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales que puedan adelantar los mandantes o usuarios de comercio exterior que utilicen sus servicios contra las agencias de aduanas.

PAR.—Las agencias de aduanas responderán directamente por el pago de los tributos aduaneros y sanciones pecuniarias que se causen por las operaciones en las que se determine la ocurrencia de alguna de las circunstancias consagradas en el numeral 9º del artículo 597 de este decreto, respecto del importador o exportador.

ART. 54.—Régimen de garantías. La agencia de aduanas deberá constituir y presentar una garantía bancada o de compañía de seguros.

La garantía deberá constituirse por un monto equivalente a:

Agencias de aduanas nivel 1, cuarenta y ocho mil trescientos veintinueve (48.329) unidades de valor tributario (UVT).

Agencias de aduanas nivel 2, veinticuatro mil ciento sesenta y cuatro (24.164) unidades de valor tributario (UVT).

Agencias de aduanas nivel 3 y 4, doce mil ochenta y dos (12.082) unidades de valor tributario (UVT).

PAR.—Las agencias de aduanas solo podrán iniciar sus actividades una vez aprobada la garantía por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

ART. 55.—Inhabilidades e incompatibilidades. No podrá obtener la autorización como agencia de aduanas ni ejercer la actividad de agenciamiento aduanero, aquella sociedad cuyos socios, representantes legales o agentes de aduanas que pretendan actuar ante las autoridades aduaneras, se encuentren incursos en una de las siguientes causales:

1. Haber sido condenado dentro de los cinco (5) años inmediatamente anteriores a la presentación de la solicitud, por delito sancionado con pena privativa de la libertad, excepto cuando se trate de delitos políticos o culposos que no hayan afectado a la administración pública.

2. Hallarse en interdicción judicial, privado de la libertad, inhabilitado por una sanción disciplinaria o penal, suspendido en el ejercicio de su profesión o excluido de esta.

3. Ser cónyuge, compañero permanente, pariente hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil de funcionarios que desempeñen cargos directivos en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

4. Ser funcionario público.

5. Ser socio, accionista, representante legal o agente de aduanas de otra agencia de aduanas.

6. Haber sido funcionario de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) durante el año inmediatamente anterior a la solicitud de autorización.

7. Haber sido socio, representante legal o agente aduanero de una agencia de aduanas que haya sido sancionada con la cancelación de su autorización durante los cinco (5) años anteriores a la presentación de la solicitud, o siendo auxiliar o dependiente de la misma, haber participado en la comisión del hecho que dio lugar a la sanción.

PAR.—Tampoco podrán obtener la autorización como agencias de aduanas las sociedades que hayan sido sancionadas con la cancelación de su autorización durante los cinco (5) años anteriores a la radicación de la respectiva solicitud.